Bizonylatok

A könyvelés alapelve, hogy minden gazdasági eseményt csak hiteles, megfelelően kiállított bizonylat alapján lehet csak lekönyvelni. A bizonylat lehet számla, nyugta, bankkivonat, szerződés, pénztárbizonylat vagy egyéb dokumentum, amely egyértelműen igazolja a tranzakció megtörténtét és tartalmát.

A bizonylatnak tartalmaznia kell a kötelező adatokat, például a kiállító és a vevő adatait, a teljesítés időpontját, a termék vagy szolgáltatás megnevezését, mennyiségét, árát, az adókulcsot és az összegeket. A könyvelő ezek alapján dönti el, hogy az adott tétel mely főkönyvi számlára, milyen összeggel és milyen dátummal kerül rögzítésre.

A bizonylat alapú könyvelés biztosítja a pénzügyi adatok átláthatóságát, visszakereshetőségét és ellenőrizhetőségét. Ez nemcsak a vállalkozás vezetése, hanem az adóhatóság és más hatósági ellenőrzések szempontjából is elengedhetetlen. A szabályosan megőrzött bizonylatok támasztják alá a beszámolókat, az adóbevallásokat és a vállalkozás valós pénzügyi helyzetét.

DEFINÍCIÓ: A számviteli bizonylat minden olyan hiteles dokumentum, amely egy gazdasági eseményt igazol, és alapja a könyvelésnek. Bizonylat nélkül szabályszerű könyvelés nem végezhető, ezért a bizonylati fegyelem a számvitel egyik alapelve.

Bizonylatmegőrzési idő

A vállalkozásoknak minimum 8 évig kell megőrizniük minden számviteli bizonylatot, a Számviteli törvény (Sztv.) előírása szerint. Ez az időtartam minden könyvelési bizonylatra vonatkozik, függetlenül attól, hogy papíron vagy elektronikusan keletkezett.

Sokan - tévesen - úgy gondolják, hogy csak 5 évig kell megőrizniük a bizonylatokat. A 8 év a következő jogszabályi logikából ered:

• az adómegállapításhoz való jog 5 év (ezzel tévesztik össze sokan),

• ehhez hozzáadódik a tárgyévet követő év,

• plusz a számviteli törvény által előírt biztonsági időtartam.

Kötelező tartalmi elemek

A könyvelők feladata nem csupán a bizonylatok rögzítése, hanem azok formai és tartalmi ellenőrzése is! Ha egy bizonylat hiányos vagy hibás, azt javítani vagy pótolni kell, mert bizonylat nélkül a gazdasági esemény nem könyvelhető szabályosan. Ez a gyakorlat védi a vállalkozást a későbbi vitáktól, bírságoktól és jogi következményektől.  

A bizonylat kötelező tartalmi elemei általában a következők: a kiállító és a vevő megnevezése, címe, adószáma, a gazdasági esemény megnevezése, időpontja, mennyiségi és értékadatai, a pénznem, valamint a kiállítás dátuma és a kiállító aláírása.

1. Azonosító adatok

• Bizonylat megnevezése – számla, nyugta, pénztárbizonylat stb.

• Bizonylatszám – egyedi, nem ismétlődhet.

• Keltezés – a kiállítás dátuma.

• Teljesítés dátuma – ÁFA és könyvelési időszak miatt kötelező.

• Fizetési határidő – pénzügyi rendezéshez szükséges.

2. A felek azonosítása

• Számlakibocsátó adatai (név, cím, adószám)
• Vevő (bizonylat befogadó) adatai (név, cím, adószám)
• Közösségi adószám (EU-s ügyletenél). 

3. A gazdasági esemény tartalma

• Termék vagy szolgáltatás megnevezése 
• Mennyiség (db, óra, kg, stb.)
• Egységár (nettó egységár)
• Nettó érték (mennyiség x egységár)
• ÁFA kulcs (27%, 5%, 0%, tárgyi mentes, fordított adózás)
• ÁFA összege (helyes számítás)
• Bruttó érték (nettó + ÁFA)

4. Hitelesítési elemek

• Aláírás (papíralapú bizonylaton kötelező)
• Elektronikus hitelesítés (e-számlán időbélyeg vagy minősített aláírás)
• Pecsétek, bélyegzők (nem kötelező, de gyakori, főleg a papíralaúaknál)
• Olvashatóság (nem lehet sérült, hiányos)
• Valódiság (nem lehet manipulált vagy hamisított)
• Számlázó program azonosítója (online számlaadat-szolgáltatás miatt fontos)

5. Pénzügyi teljesítéshez kapcsolódó adatok

• Fizetési mód (átutalás, készpénz, bankkártya)
• Bankszámlaszám (átutalás esetén kötelező)
• Pénztárbizonylat száma (készpénzes fizetésnél)
• Hivatkozás bankkivonatra (pénzügyi teljesítés igazolása)

6. Készlet- és eszközmozgás esetén

• Szállítólevél (mennyiség, átvétel)
• Bevételi/Kiadási bizonylat (raktármozgások)
• Selejtezési jegyzőkönyv (eszköz kivezetéséhez kötelező)
• Üzembe helyezési jegyzőkönyv (tárgyi eszköz aktiválásához)

7. Adózási megfeleléshez szükséges elemek

• Adószámok helyessége
• ÁFA jogcím (normál, kedvezményes, mentes, fordított)
• Közösségi adószám EU-s ügyleteknél
• NAV online adatszolgáltatás kötelező mezői (ezt a számlázóprogram automatikusan biztosítja)

Tehát, a bizonylat kötelező tartalmi elemei biztosítják a gazdasági esemény hiteles igazolását, a számviteli törvénynek való megfelelést, a NAV‑ellenőrzés során az átláthatóságot, a könyvelő számára a helyes könyvelési tétel meghatározását.

A bizonylat útja a könyvelésben

1. Gazdasági esemény megtörténik

2. Bizonylat kiállítása / beérkezése

3. Könyvelő ellenőrzi a tartalmi és formai megfelelést

4. Könyvelési tétel meghatározása

5. Rögzítés a főkönyvben és az analitikákban

6. Archiválás (papír vagy elektronikus)

Miért fontos a bizonylat?

• biztosítja a könyvelés hitelességét,

• alátámasztja az adóbevallásokat,

• jogi bizonyítékként szolgál,

• segíti a vállalkozás belső kontrollját,

• alapja a pénzügyi kimutatásoknak.

Főbb bizonylattípusok

A vállalkozás életében megkülönböztetünk külső, belső és vegyes bizonylatokat. A könyvelők csak ezen bizonylatok alapján könyvelhetnek:

1. Alapbizonylatok (külső és belső)

• Számla — termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról kiállított bizonylat; ÁFA‑elszámolás alapja.

• Nyugta — egyszerűsített bizonylat készpénzes értékesítésről.

• Szerződés — gazdasági esemény jogalapja (bérleti, megbízási, vállalkozási).

• Teljesítésigazolás — szolgáltatás teljesítésének igazolása.

• Szállítólevél — árumozgás dokumentuma.

2. Pénzügyi bizonylatok

• Bankkivonat — pénzmozgások könyvelésének alapja.

• Pénztárbizonylat — készpénzmozgások dokumentuma (bevételi, kiadási).

• Átutalási megbízás — banki tranzakció indítása.

• Készpénzfizetési számla — készpénzes számlázás.

• Készpénzfelvételi bizonylat — bankszámláról történő készpénzfelvétel.

3. Készlethez kapcsolódó bizonylatok

• Bevételi bizonylat — készletre vétel dokumentuma.

• Kiadási bizonylat — készletkivezetés.

• Leltárív — eszközök mennyiségi felmérése.

• Selejtezési jegyzőkönyv — eszközök kivezetése.

• Átvételi elismervény — eszközök átvételének igazolása.

4. Tárgyi eszközökhöz kapcsolódó bizonylatok

• Beruházási számla — eszközbeszerzés dokumentuma.

• Üzembe helyezési jegyzőkönyv — eszköz aktiválása.

• Értékcsökkenési leírás dokumentuma — amortizáció számításának alapja.

• Karbantartási jegyzőkönyv — eszközök javítása, karbantartása.

5. Bérszámfejtés és jövedelemelszámolás bizonylatai

• Munkaszerződés — jogviszony alapja.

• Jelenléti ív — munkaidő-nyilvántartás.

• Bérjegyzék — bruttó és nettó bér, levonások.

• Járulékbevallás — NAV felé történő adatszolgáltatás.

• Kifizetési bizonylat — nettó bér kifizetése.

6. Adózási és ÁFA‑bizonylatok

• ÁFA‑analitika — előzetesen felszámított és fizetendő ÁFA kimutatása.

• NAV bevallások — havi, negyedéves, éves adóbevallások.

• Közösségi adószám igazolás — EU‑s ügyletekhez.

7. Belső számviteli dokumentumok

• Főkönyvi kivonat — számlák egyenlegei.

• Analitikus nyilvántartások — vevők, szállítók, eszközök részletezése.

• Könyvelési értesítő — belső könyvelési dokumentum.

• Időbeli elhatárolási lap — költségek, bevételek időbeli elhatárolása.

Nem könyvelhető bizonylatok

A vállalkozás működése során felmerülő dokumentumok közül nem mindegyik tekinthető könyvelési (számviteli) bizonylatnak. A nem könyvelhető bizonylatok közös jellemzője:

• nem igazolják a gazdasági eseményt,

• nem tartalmaznak kötelező számviteli elemeket,

• nem hitelesek,

• nem felelnek meg a NAV‑előírásoknak.

Ezért nem képezhetik könyvelési tétel alapját, legfeljebb kiegészítő információként használhatók.

Nem könyvelhető dokumentumok például:

• Árajánlat
• Költségvetés
• Előzetes kalkuláció
• Megrendelés
• Megrendelés visszaigazolása
• Árajánlat
• Árajánlat visszaigazolása
• Foglalás visszaigazolása
• Szállítói időpont egyeztetése
• Árlista
• E-mailes egyeztetés
• Telefonos feljegyzés
• Szerződés
• ÁSZF

Bizonylat javítása

A bizonylat javítása során elsődleges szempont a hitelesség és az átláthatóság megőrzése. Hibás bizonylatot soha nem szabad egyszerűen megsemmisíteni vagy nyomtalanul kicserélni, mert minden kiállított bizonylat számviteli bizonylatnak minősül, és a könyvelés alapját képezi.

Hibás bizonylat javítása kézzel:

Kézzel kiállított bizonylat esetén a hibás adatot egy vonallal át kell húzni úgy, hogy az eredeti szöveg olvasható maradjon. A helyes adatot a hibás fölé vagy mellé kell beírni, majd a javítást dátummal és aláírással kell ellátni. Tilos radírozni, fehérítőt használni vagy az eredeti tartalmat olvashatatlanná tenni.

Ha a hiba jelentős (például összeg, partneradat, adókulcs), célszerű a hibás bizonylatot „ÉRVÉNYTELEN” megjelöléssel ellátni, és új, helyes bizonylatot kiállítani. Az érvénytelen példányt is meg kell őrizni a könyvelési iratok között.

Számlahelyesbítés és sztornózás:

Számlázó program használata esetén a javítás általában helyesbítő vagy sztornó számlával történik. Sztornó számla esetén a hibás számla teljes egészében érvénytelenítésre kerül, majd új, helyes számla készül. Helyesbítő számla esetén csak a hibás adat kerül módosításra, a különbözet jelenik meg a bizonylaton.

A helyesbítő vagy sztornó bizonylatnak egyértelműen hivatkoznia kell az eredeti számla sorszámára, dátumára és vevőjére. Így a könyvelésben és az adóbevallásokban is pontosan követhető marad a módosítás folyamata.

Megőrzés és dokumentálás:

Minden javított, sztornózott vagy helyesbített bizonylatot a vonatkozó jogszabályok szerinti megőrzési időn belül el kell tenni. Fontos, hogy a bizonylatok sorrendje, sorszámozása és kapcsolata (eredeti – sztornó – helyesbítő) egyértelműen visszakövethető legyen a könyvelésben és az adminisztráció során.

A szabályos bizonylatjavítás nemcsak jogszabályi kötelezettség, hanem a vállalkozás pénzügyi átláthatóságának és megbízhatóságának alapfeltétele is.

Hamis bizonylat

Mi történik, ha a könyvelő jóhiszeműen könyvel le egy hamis bizonylatot: 

Ha a könyvelő jóhiszeműen jár el, nem válik büntetőjogilag felelőssé. De csak akkor, ha:

•  ellenőrizte a bizonylatot a szokásos szakmai módon,

• nem volt jele annak, hogy a dokumentum hamis,

• a vállalkozás hitelesnek tűnő bizonylatot adott át. 

Ebben az esetben a könyvelő jóhiszeműen járt el, és nem büntethető. Így a felelősség nem a könyvelőt, hanem a bizonylatot kiállító személyt vagy a vállalkozás vezetését terheli.

A könyvelés ettől még hibás lesz, és a NAV megállapítja az adóhiányt, mivel a jóhiszeműség nem mentesíti a vállalkozást az adókötelezettségek alól. A NAV ilyenkor:

• adóhiányt állapít meg,
• késedelmi pótlékot számít fel, és
• a vállalkozásnak ki kell javítania a könyvelést.

Ugyanakkor, a vállalkozás vezetője felelős a bizonylatok valóságáért, mivel a számviteli törvény szerint: A vállalkozás vezetője felelős a bizonylatok valódiságáért és a könyvelés helyességéért.

A könyvelő feladata az ellenőrzés, de:

• nem köteles nyomozni,

• nem köteles minden bizonylat eredetiségét külön vizsgálni,

• nem felel a vállalkozás által átadott hamis dokumentumért, ha az nem volt felismerhető.

Ezért a NAV a felelősséget nem a könyvelőre, hanem a vezetőre teszi.

Mi történik, ha a könyvelőnek fel kellett volna ismernie a hamisítást?

 Ebben az esetben már nem jóhiszeműségről van szó. Ilyenkor a könyvelő:

• szakmai felelősséggel tartozik,

• kártérítési felelőssége is felmerülhet,

• szélsőséges esetben akár büntetőjogi felelősség is.

De ez csak akkor, ha a hamisítás nyilvánvaló volt (pl. hiányzó adószám, hibás formátum, nem létező cég).