A bizonylat olyan dokumentum, amely hitelesen igazolja a gazdasági esemény megtörténtét, és amely alapján a könyvelő rögzíti a könyvelési tételt. Nélkülözhetetlen, mert biztosítja a számviteli törvénynek való megfelelést, az ellenőrizhetőséget, és a NAV‑nak történő adatszolgáltatás alapját. 

A számlán ellenőrizni kell:

• keltezés

• teljesítés dátuma

• fizetési határidő

• számlázó és vevő adatai (név, cím, adószám)

• termék/szolgáltatás megnevezése

• mennyiség

• egységár

• nettó érték

• ÁFA kulcs és összege

• bruttó érték

Ezek biztosítják a jogszerűséget, a helyes adózást, és a könyvelési tétel meghatározását.

Egy bizonylat hitelességét az alábbiak alapján lehet megállapítani:

• aláírás vagy elektronikus hitelesítés

• olvashatóság, sértetlenség

• valós adatok (nem hamisított)

• számlázó program azonosítója e‑számlán

• a bizonylat tartalma összhangban van a gazdasági eseménnyel

Ha a hitelesség nem állapítható meg, a bizonylat nem könyvelhető, és a könyvelőnek helyesbítést vagy új bizonylatot kell kérnie.

A bizonylat a gazdasági eseményt úgy igazolja, hogy tartalmazza:

• a teljesítés tényét és időpontját

• a mennyiséget és egységárat

• a felek adatait

• a fizetés módját és összegét

Ha ez nem egyértelmű, a könyvelés nem végezhető el, mert a gazdasági esemény nem bizonyított.

Hibás bizonylat esetén a könyvelőnek:

1. jeleznie kell a hibát a kiállítónak,

2. kérnie kell helyesbítő vagy sztornó számlát,

3. a hibás bizonylatot nem könyvelheti,

4. dokumentálnia kell a javítás folyamatát.

Tipikus hibák: hiányzó adószám, hibás ÁFA kulcs, hiányzó teljesítés dátuma, hibás mennyiség.

A megrendelés, szerződés, ajánlat nem könyvelési bizonylat, de fontos:

• előkészítik a gazdasági eseményt,

• segítik a könyvelőt a teljesítés ellenőrzésében,

• bizonyítják a felek szándékát.

Nem helyettesítik a számlát, mert nem igazolják a teljesítést vagy pénzmozgást.

A könyvelő ellenőrzi:

• az ÁFA kulcs jogszerűségét (pl. 27%, 5%, 0%, tárgyi mentes)

• fordított adózás jelölését

• közösségi adószám meglétét EU‑s ügyleteknél

• az ÁFA összeg helyes számítását

Hibák esetén a számla nem könyvelhető, helyesbítés szükséges.

A bizonylat és a pénzügyi teljesítés összekapcsolása azért fontos, mert:

• igazolja, hogy a számla kiegyenlítése megtörtént,

• biztosítja a pénzügyi és számviteli adatok egyezőségét,

• segíti a likviditás követését.

A bankkivonat vagy pénztárbizonylat a fizetés bizonyítéka.

Készletmozgásnál ellenőrizni kell:

• szállítólevél (mennyiség, cikkszám, átvétel)

• bevételi bizonylat (raktárba vétel)

• kiadási bizonylat (raktárból kiadás)

• leltárív (hiány/többlet)

A mennyiségi pontosság kritikus, mert a készletérték és a könyvelés közvetlenül függ tőle.

A selejtezési jegyzőkönyv azért nélkülözhetetlen, mert:

• igazolja az eszköz fizikai állapotát,

• dokumentálja a selejtezés okát,

• tartalmazza a bizottság aláírását,

• lehetővé teszi az eszköz könyvelési kivezetését.

Enélkül az eszköz nem vezethető ki a könyvekből.

Az e‑számla hitelessége úgy biztosítható, hogy:

• minősített elektronikus aláírással vagy időbélyeggel látják el,

• PDF formátumban archiválják,

• a számlázó program rögzíti a kibocsátási adatokat,

• nem módosítható utólag.

Az archiválásnak NAV‑kompatibilis módon kell történnie.

A folyamat lépései:

1. bizonylat beérkezése

2. hitelesség ellenőrzése

3. tartalmi elemek vizsgálata

4. adózási megfelelés ellenőrzése

5. könyvelési tétel meghatározása

6. rögzítés a könyvelésben

7. archiválás

Ez biztosítja a szabályos és ellenőrizhető könyvelést.

A könyvelési időszakot a teljesítés dátuma határozza meg, mert ez jelzi, hogy a gazdasági esemény mely időszakban történt. Ha hibás vagy hiányzik, a könyvelés rossz időszakba kerülhet, ami NAV‑kockázatot jelent. 

Nem könyvelhető dokumentumok pl.:

• árajánlat

• megrendelés

• prospektus

• chat üzenet

• termékkatalógus

Ezek nem igazolnak teljesítést vagy pénzmozgást, ezért nem alkalmasak könyvelésre.

A könyvelő felelőssége:

• a bizonylatok hitelességének ellenőrzése

• a tartalmi elemek vizsgálata

• a jogszabályi megfelelés biztosítása

• hibák jelzése és javíttatása

• helyes könyvelési tétel meghatározása

Hibák NAV‑kockázathoz, bírsághoz vagy hibás pénzügyi kimutatásokhoz vezethetnek.